Comment organiser un tournoi de foot fluo ?
Combinez football traditionnel et éléments spectaculaires de festivité, et vous obtenez un tournoi de foot fluo. Celui-ci monte en popularité parce qu’il offre une expérience à la fois joyeuse, originale et excitante aussi bien aux joueurs qu’aux spectateurs. L’aspect visuel et festif de ce type d’événement suscite tellement l’intérêt qu’il augmente la visibilité. La participation des équipes et des spectateurs ne cesse de croître. Pour les organisateurs, c’est énorme. Cela représente une opportunité de créer un événement mémorable qui peut attirer de nouvelles audiences.
Quels sont les préparatifs nécessaires pour organiser un tournoi de foot fluo ?
Ils se déclinent en trois étapes importantes.
Choix du lieu
Trouvez un terrain qui convient et qui s’adapte à votre manifestation. Il doit contenir suffisamment de places assises, le foot draine du monde.
Au cours du repérage, vous devez veiller à ce que le terrain soit doté d’installations sanitaires adéquates :
- des vestiaires pourvus du minimum nécessaire au confort des joueurs ;
- de nombreux urinoirs ;
- des toilettes publiques fonctionnelles…
Vérifiez aussi que le terrain offre des possibilités pour fixer des projecteurs de lumière noire. Ceux-ci sont indispensables pour l’éclairage fluo.
Équipements nécessaires
La réussite de votre tournoi repose sur vos préparatifs. Pour ne pas avoir à courir à la dernière minute, il est primordial d’établir une liste des équipements :
- les ballons fluorescents ;
- les maillots phosphorescents ;
- les rubans adhésifs luminescents qui servent à délimiter le terrain ;
- les sifflets ;
- les drapeaux d’arbitrage fluorescents ;
- les cartons rouges et jaunes pour l’arbitrage, etc.
Prévoyez, en nombre suffisant, des projecteurs UV pour éclairer le terrain. Chaque élément de la liste doit être acheté en double, voire plus, pour parer aux imprévus.
Sécurité et assurances
Ce volet est capital. En tant qu’organisateur d’événements, vous vous devez de mettre en place des dispositions sécuritaires adéquates. Pensez à solliciter des agents de maintien de l’ordre. Mais cela ne suffit pas.
Lorsqu’on réunit du monde, il peut arriver des dérives ou des accidents pas toujours prévisibles. Il est donc primordial que vous souscriviez une assurance pour couvrir la manifestation.
Comment recruter des participants et des bénévoles ?
Le tournoi ne saurait se faire sans équipes. Par ailleurs, l’organisation d’un événement de cette envergure nécessite de la ressource humaine importante. Comme il n’est pas toujours évident de rémunérer tout le monde, il faut bien solliciter des bénévoles.
Promotion de l’événement
C’est en communiquant à une vaste échelle que vous parviendrez à mobiliser les équipes et les spectateurs. Empruntez certains canaux d’information comme les newsletters des clubs locaux. Les réseaux sociaux et les affiches seront également utiles.
Recrutement de bénévoles
Contactez des universités et des organismes civiques pour trouver des bénévoles. Vous pourrez leur confier diverses tâches : l’arbitrage, la sécurité, le ramassage de balles, la gestion des stands, etc.
Inscription des équipes
Pour vous faciliter la tâche et simplifier le processus d’inscription des équipes, recourez à des logiciels de gestion. Certaines plateformes en ligne vous seront d’une grande utilité dans cette démarche.
Comment financer votre tournoi de foot fluo ?
Cela se fait en de nombreuses étapes.
Recherche de sponsors
L’identification des sponsors est un moment important de la préparation de l’événement. Les entreprises que vous devez approcher sont celles dont le public cible correspond au vôtre. Vous pourrez donc leur offrir de la visibilité.
Privilégiez les partenaires locaux ainsi que les marques qui partagent votre vision.
Vous devez clairement montrer aux différents sponsors en quoi votre événement est pour eux une opportunité :
- de positionnement ;
- de communication autour de leurs produits et projets ;
- d’affaires.
Montrez que vos canaux de publicité sont efficaces et intéressants : sites web, affiches, réseaux sociaux, etc. Aussi, vous devez expliquer à vos soutiens financiers comment votre tournoi fluo peut redorer leur image de marque grâce à un concept tendance.
Pour ce qui est du dossier de sponsoring, il se doit d’être convaincant. Détaillez vos objectifs, mettez en avant votre public cible et les contreparties offertes. N’oubliez pas que pour être lu, votre document doit être visuellement attractif.
Il ne vous reste plus qu’à contacter les entreprises ciblées. Attention, adressez-vous à chacune d’elles de façon personnalisée.
Budget prévisionnel
Ce budget tient compte des principaux postes de dépenses à prévoir pour votre tournoi de foot fluo. Les coûts sont estimatifs :
- location de matériel lumineux (projecteurs UV, néons, etc.) : 2000 € ;
- achat d’équipements fluorescents (maillots, ballons, etc.) : 1500 € ;
- sécurité et assurances : 800 € ;
- communication (affiches, flyers, réseaux sociaux) : 500 € ;
- restauration et buvette : 1100 €
Soit un budget total prévisionnel d’environ 5900 €. Notez aussi que tout dépend du nombre d’équipes, de la durée des matchs et du temps total que durera le tournoi.
Levée de fonds complémentaire
Mettez en œuvre ces conseils, et vous y parviendrez :
- organisation d’une tombola avec des lots offerts par les annonceurs ;
- vente de billets d’entrée à prix modique ;
- stands de restauration et de buvette gérés par des bénévoles ;
N’oubliez pas le merchandising avec des produits fluo aux couleurs de l’événement…
Quelles animations et activités annexes proposées pendant le tournoi ?
Un tournoi est un événement aussi important qu’un festival. Si la compétition est la partie centrale de la manifestation, ce sont les animations et les activités secondaires qui constituent son côté festif.
Proposez donc de quoi divertir les spectateurs. Ce peut être un concours de penalties, des ateliers de maquillage fluorescent et des structures gonflables.
En vue de faire vivre une expérience immersive aussi bien aux compétiteurs qu’au public, instaurez une ambiance festive. Servez-vous, pour ce faire, de la musique, des démonstrations spectaculaires d’animations de lumière, etc.
Envie de susciter un engagement communautaire pour rendre mémorable votre tournoi de foot fluo ? Il vous suffit d’organiser des jeux et des concours interactifs pendant les mi-temps tout au long de la compétition. C’est de cette façon que vous réussirez à faire participer activement les spectateurs à l’événement.
